Was kostet individuelle Software?
Stand: September 2026
Ein Werkzeug, das einen einzelnen Ablauf ersetzt, beginnt in Österreich bei etwa 8.000 Euro. Eine Anwendung, mit der mehrere Personen täglich arbeiten, liegt meist zwischen 20.000 und 60.000 Euro. Der Preis hängt weniger an der Zahl der Funktionen als an der Zahl der Systeme, mit denen die Software sprechen muss. Rechnen Sie jährlich 15 bis 20 Prozent der Entwicklungskosten für Pflege dazu.
Die Rechnung, die vor der Entscheidung gehört
Eigene Software rechnet sich über gesparte Zeit, nicht über den Anschaffungspreis. Die Rechnung ist schlicht: Wie viele Stunden pro Woche gehen heute für den Ablauf drauf, den die Software übernehmen soll? Multiplizieren Sie das mit Ihrem internen Stundensatz und mit 45 Arbeitswochen.
Ein Beispiel: Zwei Personen verbringen je vier Stunden pro Woche mit dem Übertragen von Daten zwischen zwei Systemen. Bei 45 Euro interner Kosten je Stunde sind das rund 16.000 Euro im Jahr. Eine Lösung für 20.000 Euro hat sich nach fünfzehn Monaten bezahlt und spart danach jedes Jahr.
Kommt bei dieser Rechnung ein Zeitraum von mehr als drei Jahren heraus, ist eigene Software meist die falsche Antwort. Dann lohnt der Blick auf Standardsoftware — oder darauf, ob der Ablauf überhaupt nötig ist.
Preisspannen nach Umfang
| Umfang | Spanne | Typischer Zeitraum |
|---|---|---|
| Ein einzelner Ablauf, ohne Anbindung | 8.000 – 15.000 € | 4 – 8 Wochen |
| Anwendung für ein Team, eine Schnittstelle | 15.000 – 30.000 € | 2 – 4 Monate |
| Mehrere Rollen, mehrere Schnittstellen | 30.000 – 60.000 € | 4 – 8 Monate |
| Ablösung eines bestehenden Systems | ab 60.000 € | ab 8 Monate |
| Anbindung an vorhandene Software statt Neubau | 3.000 – 12.000 € | 2 – 6 Wochen |
Standard, angepasster Standard oder Eigenentwicklung
Die mittlere Stufe wird regelmäßig übersehen, obwohl sie für die meisten Betriebe die richtige ist: Standardsoftware nutzen und nur die zwei, drei Stellen eigens bauen, an denen sie nicht passt.
| Weg | Kosten im ersten Jahr | Passt, wenn |
|---|---|---|
| Standardsoftware | 500 – 5.000 € | Ihr Ablauf dem entspricht, was die Branche üblicherweise macht |
| Standard plus eigene Anbindung | 4.000 – 18.000 € | Der Kern passt und nur der Datenaustausch fehlt |
| Eigenentwicklung | ab 15.000 € | Der Ablauf Ihr Unterscheidungsmerkmal ist oder es nichts Passendes gibt |
Was den Preis treibt
- Jede zusätzliche Schnittstelle zu einem bestehenden System — besonders zu solchen ohne dokumentierte Anbindung
- Übernahme von Altdaten, die über Jahre uneinheitlich gepflegt wurden
- Mehrere Rollen mit unterschiedlichen Rechten
- Auswertungen, die niemand benannt hat, aber später erwartet werden
- Betrieb in mehreren Ländern mit unterschiedlichen Steuersätzen oder Fristen
- Anforderungen, die erst während der Entwicklung entstehen — das ist der teuerste Posten überhaupt
Laufende Kosten
| Posten | Größenordnung |
|---|---|
| Server und Datenbank | 20 – 300 € pro Monat je nach Last |
| Sicherung und Wiederherstellung | im Hosting meist enthalten |
| Pflege, Aktualisierungen, kleinere Anpassungen | 15 – 20 % der Entwicklungskosten pro Jahr |
| Weiterentwicklung | nach Bedarf, sinnvoll als jährliches Kontingent |
Wie Sie das Risiko klein halten
- Mit dem Ablauf beginnen, der heute am meisten Zeit frisst — nicht mit dem, der am interessantesten klingt
- Einen ersten nutzbaren Stand nach sechs bis acht Wochen vereinbaren, nicht erst am Ende
- Festhalten, wem der Quellcode gehört. Er sollte Ihnen gehören
- Die Zugänge zu Servern und Diensten auf Ihren Namen anlegen lassen
- Klären, was passiert, wenn die Zusammenarbeit endet: Übergabe, Dokumentation, Datenexport
Woran Sie ein unrealistisches Angebot erkennen
- Ein Festpreis ohne vorherige Analyse — er ist entweder zu hoch kalkuliert oder wird später nachverhandelt
- Keine Angabe zu Schnittstellen, obwohl die Software Daten aus anderen Systemen braucht
- Pflege und Betrieb tauchen im Angebot nicht auf
- Der Zeitplan enthält keinen Zwischenstand, den Sie selbst benutzen können
- Auf die Frage nach vergleichbaren Projekten kommen nur Branchennamen, keine Beispiele
Häufige Fragen
- Warum kostet Software so viel, wenn sie danach beliebig oft läuft?
- Bezahlt wird nicht das Programm, sondern die Zeit, in der jemand Ihren Ablauf versteht, ihn in eine Form bringt, die eine Maschine ausführen kann, und die Fälle abdeckt, an die im Gespräch niemand gedacht hat. Genau dieser letzte Teil macht den Unterschied zwischen einer Vorführung und etwas, mit dem man arbeiten kann.
- Wird es mit KI-Werkzeugen günstiger?
- Beim Schreiben von Code ja, spürbar. An der Zeit für Analyse, Prüfung und Absprache ändert sich wenig — und die macht den größeren Teil aus. Wir setzen diese Werkzeuge ein und geben den Vorteil weiter, wo er entsteht. Wer 70 Prozent Ersparnis verspricht, rechnet sich die Analyse weg.
- Können wir in Abschnitten beauftragen?
- Das ist der übliche und aus unserer Sicht der richtige Weg: ein abgegrenzter erster Abschnitt mit eigenem Preis, danach entscheiden Sie neu. So sehen Sie nach wenigen Wochen etwas Benutzbares und sind nicht an einen Plan gebunden, der vor der ersten Zeile Code entstanden ist.
- Was ist mit laufender Betreuung statt Einmalzahlung?
- Für kleinere Betriebe rechnet sich häufig ein Modell mit geringerer Anfangszahlung und monatlicher Pauschale, in der Betrieb, Pflege und ein Kontingent für Änderungen enthalten sind. Über fünf Jahre gerechnet liegt das meist nah am Einmalpreis plus Wartung — nur ohne den großen Betrag am Anfang.
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