Registrierkassenpflicht in Österreich: Was gilt wirklich?
Stand: September 2026
In Österreich brauchen Sie eine Registrierkasse, wenn Ihr Jahresumsatz je Betrieb 15.000 Euro übersteigt und davon mehr als 7.500 Euro bar vereinnahmt werden. Als bar gelten auch Karten-, Bankomat- und Gutscheinzahlungen. Die Kasse muss eine Signaturerstellungseinheit haben, ein Datenerfassungsprotokoll führen und bei FinanzOnline gemeldet sein.
Die beiden Grenzwerte
Die Pflicht greift, wenn beide Bedingungen zutreffen: mehr als 15.000 Euro Jahresumsatz in diesem Betrieb und davon mehr als 7.500 Euro in bar. Wird nur eine der beiden überschritten, besteht keine Pflicht.
Entscheidend ist der Begriff „Barumsatz": Dazu zählen nicht nur Scheine und Münzen, sondern auch Zahlungen mit Bankomat- und Kreditkarte, Gutscheinen und Bons. Viele unterschätzen deshalb, wie schnell die Grenze erreicht ist.
Die Pflicht beginnt mit dem viertfolgenden Monat nach dem Quartal, in dem die Grenzen erstmals überschritten wurden. Wer im Februar überschreitet, braucht die Kasse also ab 1. Juli.
Was die Kasse können muss
- Signaturerstellungseinheit, die jeden Beleg elektronisch signiert
- Datenerfassungsprotokoll, in dem jeder Geschäftsfall fortlaufend gespeichert wird
- Startbeleg unmittelbar nach Inbetriebnahme, geprüft über die BMF-App
- Monatsbeleg zum Monatsende, Jahresbeleg zum 31. Dezember
- Meldung der Kasse und der Signatureinheit über FinanzOnline
- Export des Protokolls auf Verlangen der Finanzverwaltung
Die Belegpflicht gilt unabhängig davon
Die Belegerteilungspflicht trifft jeden Unternehmer, auch ohne Registrierkassenpflicht. Jedem Kunden ist ein Beleg auszuhändigen, unabhängig vom Betrag. Ob er ihn mitnimmt, ist seine Sache — aushändigen müssen Sie ihn.
Ein Beleg muss enthalten: Bezeichnung des Unternehmens, fortlaufende Nummer, Datum, Menge und Bezeichnung der Ware oder Leistung sowie den Betrag. Bei Registrierkassenpflicht kommen Kassenidentifikationsnummer, Uhrzeit, Steuersätze und der maschinenlesbare Code dazu.
Wichtige Ausnahmen
| Fall | Regelung |
|---|---|
| Umsätze im Freien („Kalte-Hände-Regelung") | bis 30.000 € Jahresumsatz vereinfachte Aufzeichnung möglich |
| Hütten, Buschenschank, Kantinen | erleichterte Regelungen unter bestimmten Voraussetzungen |
| Online-Shops ohne Barzahlung | keine Registrierkassenpflicht, Belegpflicht bleibt |
| Automaten bis 20 € je Vorgang | vereinfachte Regelung möglich |
Was bei Ausfall und Nachschau gilt
Fällt die Kasse aus, dürfen Sie Belege händisch ausstellen und später nacherfassen. Dauert der Ausfall länger als 48 Stunden, ist er FinanzOnline zu melden — ebenso das Ende des Ausfalls.
Bei einer Kassennachschau erscheint die Finanzverwaltung unangekündigt. Verlangt werden meist Startbeleg, Datenerfassungsprotokoll und ein Prüfbeleg. Ein System, das diese Unterlagen auf Knopfdruck liefert, verkürzt den Termin erheblich.
Häufige Fehler in der Praxis
- Kartenzahlungen nicht als Barumsatz gewertet — und die Grenze dadurch unbemerkt überschritten
- Jahresbeleg zum 31. Dezember vergessen
- Signatureinheit ausgetauscht, aber nicht neu gemeldet
- Protokoll nur auf dem Kassengerät, ohne Sicherung an zweiter Stelle
- Belege bei Kleinbeträgen nicht ausgestellt
Häufige Fragen
- Zählt jede Filiale einzeln?
- Die Grenzwerte gelten je Betrieb. Bei mehreren Betriebsstätten wird getrennt beurteilt. Innerhalb eines Betriebs werden alle Umsätze zusammengezählt, unabhängig von der Zahl der Kassen.
- Muss ich eine eigene Kassenhardware kaufen?
- Nein. Eine Kasse, die im Browser läuft, erfüllt die Anforderungen ebenso. Wichtig sind Signatureinheit, Protokoll und Meldung — nicht das Gerät. Ein Tablet genügt.
- Was kostet eine RKSV-konforme Kasse?
- Übliche Abomodelle liegen zwischen 20 und 60 Euro pro Kasse und Monat, je nach Branche und Umfang. Darin enthalten ist meist die Signatureinheit. Einmalige Anschaffungen sind selten günstiger, sobald man Pflege und Gesetzesanpassungen mitrechnet.
- Wie lange muss ich die Daten aufbewahren?
- Sieben Jahre, wie andere Buchhaltungsunterlagen auch. Das gilt ausdrücklich auch dann, wenn Sie das Kassensystem wechseln — die Daten der alten Kasse müssen lesbar bleiben.
- Ersetzt dieser Text eine Beratung?
- Nein. Dies ist eine Übersicht nach bestem Wissen, Stand September 2026. Für Ihren konkreten Fall — besonders bei Ausnahmen — fragen Sie Ihre Steuerberatung oder die Wirtschaftskammer.
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